Tiêu đề SE.2024.012.CPCO.III.GM-JATIM tentang Ketentuan Pembukaan POS.pdf ✅

1 SURAT EDARAN SE.2024.012/CPCO/III/GM-JATIM Tentang KETENTUAN PEMBUKAAN POINT OF SALES (POS) I. MERUJUK 1. SE.2018.017/OPR/IX/MAS Tentang Pengelolaan Point Of Sales (POS) 2. M.2021.081/X/RISK/MAS Tentang Ketentuan Pembukaan Outlet Baru 3. M.2024.004/III/CPA/MAS Tentang Ketentuan Pembukaan Poin Of Sales (POS) II. PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Dalam rangka mengembangkan bisnis PT Gadai Mas serta meningkatkan pelayanan, maka perlu penambahan jumlah outlet agar lebih mudah dijangkau oleh masyarakat. Pembukaan Outlet baru salah satunya adalah Point of Sales (POS) perlu diatur tata cara dan persyaratannya agar lebih efisien dan efektif. B. TUJUAN 1. Memperluas jaringan Outlet agar mempermudah masyarakat memperoleh pelayanan dari PT Gadai MAS. 2. Meningkatkan brand awareness dan brand positioning produk bisnis PT Gadai MAS. 3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan ekspansi/pembukaan outlet baru. C. SASARAN PENYUSUNAN PEDOMAN STANDARD OPERATING PROCEDURE Sasaran dari penyusunan Pedoman Standard Operating Procedure ini adalah sebagai berikut: 1. Pelayanan yang prima kepada setiap Nasabah. 2. Tersedianya pedoman pembukaan outlet baru, perubahan sistem operasi yang efisien, dan efektif bagi perusahaan. 3. Menciptakan standarisasi tentang syarat-syarat pembukaan outlet baru yaitu POS serta operasional dimulai dari awal hari sampai dengan tutup hari III. KETENTUAN UMUM A. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP Point of Sales (POS) adalah pelayanan yang dimiliki PT Gadai MAS dengan kewenangan dibawah koordinasi dan kendali Kepala Unit. Apabila berkembang dengan baik dan memenuhi syarat, maka POS akan ditingkatkan menjadi unit. B. SYARAT UNIT DI IZINKAN BUKA POS Unit dapat melakukan pembukaan POS dengan kriteria sebagai berikut: 1. Unit yang telah memiliki AUM/ OS > 5 M. 2. Berdasarkan hasil survey, ada titik/ lokasi yang berpotensi mencapai target OS min. 2 M pada tahun pertama dibuka 3. Memiliki penaksir cadangan yang cakap
2 4. Tersedia alat-alat yang memadai 5. Sudah mendapatkan persetujuan dari HO bagian Sales Operation berdasarkan usulan RCEO C. SYARAT TITIK ATAU LOKASI YANG DIPILIH Titik atau lokasi yang dipilih dengan kriteria sebagai berikut: 1. Jarak tempuh lokasi antara Unit induk dengan POS maks. 15 menit perjalanan dalam kondisi lalu lintas normal/ tidak macet. 2. Terletak disekitar pasar atau pertokoan yang ramai pengunjung dan pedagang. 3. Aman, bebas banjir dan bangunan permanen. D. MODAL KERJA DAN PENCAIRAN UP Mengingat Pengelola POS akan bertanggung jawab uang dan barang yang cukup besar, maka penunjukan Pengelola POS harus dipilih penaksir yang mampu dan dapat dipercaya. - Modal awal pagi Rp.25 juta diberikan secara tunai (cash) oleh Ka Unit induk - Bila terdapat banyak transaksi sehingga buffer pagi hari habis (hampir habis), maka Ka Unit harus menambah maks. Rp. 25 juta dengan mempertimbangkan waktu dan keamanan pengiriman. - PIC penanggung jawab untuk proses pengajuan Dana Buffer adalah Ka Unit induk dimana POS tersebut berada. - Untuk POS pengajuan dana buffer kepada dan di supply oleh Ka Unit induk dengan menggunakan BAST (contoh terlampir). - Apabila kondisi mendesak dan saldo buffer POS tidak mencukupi, maka nasabah diarahkan untuk pencairan secara transfer ke rekening nasabah yang bersangkutan. E. PERLENGKAPAN KERJA POS dilengkapi dengan perlengkapan kerja sebagai berikut: 1. Bangunan harus permanen dengan ukuran min. 3 x 3 atau 9 m2. 2. Harga sewa tidak mahal. 3. Tersedia saluran listrik yang memadai untuk operasional. 4. Berada dilokasi yang aman dengan kondisi bangunan yang baik dinding dan atapnya, serta tidak banjir. 5. Alat-alat kerja untuk pelayanan kepada nasabah seperti: - Laptop dan Printer - Handphone - Alat taksir (batu uji, air uji, timbangan, jarum uji, dll) 6. Perlengkapan kantor seperti kursi dan meja/ loket dengan laci-laci yang aman/ dapat terkunci untuk menyimpan uang serta barang jaminan selama jam operasional pelayanan sebelum diantar ke Unit, atau disimpan ke dalam brankas unit. 7. Stock SBG maksimal 15 lembar, dapat ditambah bila hampir habis. 8. Ka Unit melakukan stock opname SBG yang sudah terpakai dan belum terpakai. 9. Ka Unit akan memenuhi stock SBG setiap harinya setelah melakukan closing. 10. Terdapat perlengkapan promosi seperti spanduk, banner dan brosur.
3 F. PETUGAS 1. Petugas yang ditunjuk untuk melayani di POS adalah seorang penaksir yang cakap disebut Pengelola POS 2. 1 orang tenaga keamanan (Security) 3. Dibantu 1 atau 2 orang tenaga pemasaran (Sales Force) dari unit. IV. PROSEDUR OPERASIONAL 1. PROSES AWAL HARI. a. PIC penanggung jawab untuk proses awal hari adalah Penaksir yang ditunjuk sebagai Pengelola POS. b. PIC yang terlibat dalam proses awal hari adalah Ka Unit induk dan Penaksir (Pengelola POS). c. Pengelola POS hadir di Unit untuk mempersiapkan keperluan apa saja yang harus dibawa ke POS. d. Dokumen yang dibutuhkan atau dihasilkan dalam proses awal hari POS antara lain: - Perhitungan dan serah terima uang kas dengan menggunakan BAST (contoh terlampir) untuk operasional POS, harus dicatat dalam Register Uang Kas (contoh terlampir). - Perhitungan dan serah terima SBG, harus dicatat dalam Register Penggunaan SBG (contoh terlampir). - Surat kuasa atas nama untuk transaksi tanda tangan pada SBG (contoh terlampir). e. Pengelola POS menuju ke POS untuk proses awal hari, menyiapkan dana untuk transaksi dan alat-alat taksir. f. Untuk keberangkatan dari Unit Induk ke POS petugas (penaksir, security dan sales force) wajib dilakukan bersama-sama. g. Pembukaan pelayanan di POS dilakukan paling lambat 30 menit sesudah jam kerja resmi. Penutupan pelayanan di POS tutup 1 jam sebelum Unit tutup kantor. 2. PROSES TRANSAKSI BARU a. Prosedur umum 1) PIC yang melayani transaksi gadai adalah penaksir (Pengelola POS). 2) POS hanya melayani penerimaan barang jaminan baru dari New CIF, ADO dan RO. 3) Transaksi harus ditaksir dan diputuskan oleh atasannya (Ka Unit induk). 4) Dokumen yang dibutuhkan dan dihasilkan dalam proses gadai ini antara lain : - Formulir Aplikasi Pinjaman Gadai - Surat Bukti Gadai - Struk Pembayaran b. Penaksir 1) Prosedur verifikasi, penerimaan dan penaksiran barang jaminan Nasabah mengikuti ketentuan dari SOP Operasional. 2) Semua pencairan uang pinjaman harus mendapat persetujuan dari kepala unit dengan menggunakan taksiran online/ video call untuk menaksir barang jaminan.
4 3) Uang pinjaman yang diberikan maksimal Rp.10.000.000.- / SBG, bila ada permintaan diatas itu maka penaksir harus mengarahkan nasabah ke Unit. 4) Uang pinjaman > Rp.10.000.000.- s /d Rp. 100.000.000,- / SBG dapat dilayani di POS dengan catatan nasabah yang bersangkutan bersedia dicairkan via transfer (AP Transfer). 5) Untuk transaksi AP Transfer diatur sebagai berikut: Limit AP Transfer / SBG Pejabat Pemegang Limit Rp. 10 – 30 juta Pengelola POS dan Ka Unit - Ka Unit harus cek taksiran ulang saat menerima barang jaminan sudah disetorkan oleh Ka POS. > Rp. 30 – 100 juta Pengelola POS, Ka Unit, dan Ka Cab - Ka Cab harus cek taksiran via video. - Setelah pencairan, Ka Cab harus segera visit ke Unit untuk melakukan pemeriksaan taksiran langsung terhadap barang jaminandalam tempopaling lambat 7 hari sejak UP tersebut dicairkan. > Rp. 100 juta Harus diajukan ke CPA HO - Tim CPA HO harus cek taksiran via video - Setelah pencairan, Ka Cab harus segera visit ke Unit untuk melakukan pemeriksaan taksiran langsung terhadap barang jaminandalam tempopaling lambat 7 hari sejak UP tersebut dicairkan. 6) Penaksir yang melakukan penaksiran barang harus menuliskan hasil taksirannya dilembar formulir aplikasi pinjaman gadai dan menandatangani formulir tersebut. 7) Memasukkan data transaksi ke dalam sistem ProMas. 8) Meminta konfirmasi terakhir dari nasabah terkait dengan persetujuan transaksi. 9) Mengambil gambar barang jaminan serta upload pada sistem ProMAS. 10) Melakukan pencetakan SBG 2 rangkap. 11) Menandatangani SBG, dan menjelaskan hak & kewajiban nasabah termasuk tanggal jatuh tempo. 12) Meminta nasabah untuk menandatangani SBG. 13) Menyerahkan SBG asli ke nasabah sekaligus memberikan pencairan dana. 14) Masukan Form aplikasi transaksi gadai dan barang jaminan kedalam kantong plastik dilanjutkan dengan meletakan/ menempelkan kitir SBG diatas kantong plastik, agar tidak terpisah/ tercecer. 15) Menyimpan barang jaminan ke dalam kantong plastik dan menyegelnya kemudian menyimpan sementara ke dalam laci dan laci harus selalu terkunci.