Tiêu đề Статья №20 ИНДИВИДУАЛЬНАЯ КООРДИНАЦИЯ.pdf ✅

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ КООРДИНАЦИЯ 09.02.2023 Сегодня планирую разобраться с очень запутанной темой, по которой, казалось бы, предлагается огромное количество решений в области IT- продуктов, но с которой мне приходится разбираться абсолютно в каждом новом цикле «Генеральной Уборки для Бизнеса». Речь сегодня пойдет об инструменте, основной задачей которого является обеспечение выполнения поставленных задач в срок и доведение запланированных дел до результата. Очень многие руководители пытаются автоматизировать процесс постановки и контроля выполнения задач или создают общие чаты в месенджерах и публикуют в них абсолютно все задачи, которые приходят им в голову. Оба этих распространенных метода не позволяют получить ожидаемых результатов. Задачи либо в срок не завершаются, либо искажаются, либо вообще игнорируются. И поэтому я хочу сегодня вас познакомить с инструментом, которой пользуюсь я сама и внедряю ее в компаниях при проведении программы «Генеральная уборка бизнеса». И этот инструмент называется ИНДИВИДУАЛЬНАЯ КООРДИНАЦИЯ. Практически каждая компания сегодня «страдает» таким синдромом, как отсутствие правильных координаций при одновременном огромном количестве чатов в мессенджерах. Сотрудник компании оказывается включенным в
десятки чатов в месенджерах, в которых рекой течет поток сообщений, которые на 80% его не касаются, но постоянно отвлекают от работы. В этих сообщениях сотрудник часто пропускает то, что касается непосредственно его и за это, естественно, затем получает нагоняй от руководства в этом же общем чате. Руководители подразделений очень часто не обладают навыком планирования деятельности и распределения задач во времени и между своими подчиненными, а просто скидывают свои мгновенные хотелки во множество чатов и считают, что свою роль управленца на этом они выполнили. Очень часто я наблюдаю картину, когда одному сотруднику прилетают задачи от трех и более источников. Такое в компании возможно только для одной должности – и это должность «Секретарь». Часто одного секретаря берут для обслуживания 2-3 руководителей. Но у секретарей есть особые навыки, как с этим справляться и как расставлять приоритеты в задачах. Для обычного сотрудника – должен быть 1 руководитель, который определяет приоритеты и ставит задачи. Все остальные способы ускорить решения задач за счет усиленного потока не через руководителя – приводят к «заболачиванию» организации. И чем больше она становится, тем медленнее начинают решаться даже самые простые вопросы, хотя должно быть все наоборот: чем больше организация, тем более узкая специализация становится у ее сотрудников и тем больше должно быть управленцев-регулировщиков, которые отлично справляются с распределением и координацией оперативных и тактических задач. Очень важно понять, что в компании, вместе с ее ростом, необходимо продумать и внедрить СИСТЕМУ КООРДИНАЦИЙ и СИСТЕМУ КОММУНИКАЦИЙ.
СИСТЕМА КООРДИНАЦИЙ – это метод управления компании, которая состоит из нескольких подразделений, производящих результаты, которые либо влияют на результаты других подразделений, либо являются их частью. Координацию невозможно заменить общим чатом, в который включены все участники всех процессов. Это, наоборот, приводит к несогласованности и эмоциональной напряженности в коллективе. СИСТЕМА КОММУНИКАЦИЙ – это метод передачи необходимых сообщений, документов и прочее «по горизонтали», то есть минуя посты руководителей. Такое возможно только, когда руководители уже сели, подумали и описали все основные «маршруты», то есть бизнес-процессы компании. При этом общий чат в мессенджерах, опять таки, будет препятствием, а не помощью в организации СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИИ. Документ в бизнес-процессе должен передаваться четко от поста к посту, а не сбрасываться в чат в надежде, что кто-то следующий его подберет. Основные принципы ИНДИВИДУАЛЬНОЙ КООРДИНАЦИЙ: - Индивидуальную координацию проводит Главный руководитель с одним из своих подчиненных руководителей или сотрудников, - Индивидуальная координация должна проводиться «вживую», не важно: онлайн или офлайн. Не переписками, не созвонами, не голосовыми!!! - Главный руководитель проводит минимум 1 индивидуальную координацию в неделю с каждым подчиненным ему непосредственно руководителем или сотрудником в отдельности. От 30 мин до 1,5 часов. - Индивидуальная координация должна проводиться КАЖДУЮ НЕДЕЛЮ в одно и то же время. ИМЕННО ЭТА ПРИВЫЧКА УБЕРЕТ ИЗ
ВАШЕГО ТЕЛЕФОНА огромное количество ежедневных переписок с несколькими руководителями. Основные принципы СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ: Какую бы СИСТЕМУ КОММУНИКАЦИЙ вы не выбрали (мессенджер, почта, телефон, соцсеть) существует один ключевой принцип ее эффективности: РУКОВОДИТЕЛЬ ОДНОГО ОТДЕЛА НЕ МОЖЕТ ПОСТАВИТЬ ЗАДАЧУ СОТРУДНИКУ ДРУГОГО ОТДЕЛА. Главный бухгалтер не может написать кладовщику сообщение с просьбой сделать инвентаризацию товара А на складе, миную начальника склада. Все задачи в отношении сотрудников должны стекаться к руководителю этого подразделения. И только он вправе распределять эти задачи. Между сотрудниками по горизонтальным линиям могут ходить частицы ТОЛЬКО ПО УТВЕРЖДЕННЫМ РАНЕЕ РУКОВОДИТЕЛЯМИ направляющим формам или «бегункам». Поступает заявка от клиента, сотрудник открывает направляющую форму, выполняет свое действие в отношении этой заявки и передает другому сотруднику в другом отделе по направляющей форме. Лучше всего эту последовательность шагов «зашить» в какой-либо программе, чтобы не нужно было через руководителя согласовывать эти перемещения. Очень часто клиент вынужден ждать именно из-за неопределенности, кто и какое действие с ним должен выполнить в следующий раз. Основные принципы использования мессенджеров в СИСТЕМЕ КОММУНИКАЦИЙ: Общие чаты, из моей практики и по моему глубокому убеждению допускаются только с одной целью: