Tiêu đề Лекция 5 Информатизация архивного дела-выход.pdf ✅

1 Лекция 5 Информатизация архивного дела 1.Понятие информатизации Информатизацией называется организационный социально- экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. 2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле В архивной системе Федеральная архивная служба РФ определяет политику информатизации в области архивного дела, организует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных. Информатизация осуществляется на основании следующих документов: • Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.; • Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, принятый Росархивом в 1997 г. В соответствии с ними принята единая система информатизации архивного дела в России. Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе ар- хивов компьютерной технии и программного обеспечения. 3.Объекты информатизации Объектами информатизации являются: • комплектование архива; • экспертиза ценности документов; • создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников; • учет документов архива и контроль за их сохранностью; • создание страхового фонда и фонда пользования документами; • информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;
2 • контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость. 4.Цели информатизации Основные цели информатизации: • развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ; • создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы; • формирование автоматизированных учетных и научно-спра- вочных документов межархивного и общеотраолевого уровня. Основные направления информатизации: • организация учета документов Архивного фонда РФ; • учет фондообразователей, информационная поддержка определе- ния состава документов, подлежащих хранению в госархивах; • совершенствование использования документов путем организа- ции запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов; • формирование страхового фонда и фонда пользования; • проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания; • автоматизация организационно-управленческих функций архивов. Принципы информатизации Принципы информатизации: преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к докумен­там Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохран­ности и учета использования документов; преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;
3 системность в реализации технологических и информацион­ных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплек­са, единой базы данных в масштабе Росархива; внутриотраслевая унификация методов описания, представле­ния, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов; взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных. 6.Информационные системы Базовыми информационными системами архивов являются: Архивный фонд — для госархивов; Архив организации — для ведомственных архивов. Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создания научно-справочного аппа­рата, использования документов в автоматизированном режиме. Этапы организации внедрения информационных технологий: изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информатизации; разработка технического задания; поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора; заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием; создание, установка, адаптация программы; сертификация и регистрация программного продукта; поддержка и обслуживание системы. 7.Содержание базы данных архивов В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят: название учитываемой базы; ее объем; характеристика содержания информации; перечень источников данных; крайние даты введенных документов; даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных; формат представления данных; правовой статус базы данных; полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.