Tiêu đề TB v.v thống nhất cơ chế xác minh khi lệch tiền bán hàng của POS T12.2018.docx ✅

HỆ THỐNG BÁN LẺ DƯỢC HỒNG VÂN ***** CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------o0o-------------- Số: /TB-THV/2018 Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2018 THÔNG BÁO V/v: Thống nhất cơ chế xác minh khi có chênh lệch tiền bán hàng qua POS Việc thu tiền qua POS của nhân viên bán hàng nếu xảy ra chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số thu thực tế là do một trong những nguyên nhân sau: TT Phân loại nguyên nhân Chi tiết Thu thừa tiền so với sổ sách Thu thiếu tiền so với sổ sách 1 Thu tiền - Thu thừa tiền của khách - Thu thiếu tiền của khách 2 Tiền trả lại - Trả thiếu tiền cho khách - Trả thừa tiền cho khách 3 Bán hàng - Bán hàng không qua máy - Không ghi nhận việc thu nợ của khách - Vào máy nhiều lần - Không ghi nhận việc cho khách nợ hoặc giảm giá 4 Hàng trả lại - Không ghi nhận nhập hàng trả lại 5 Chốt POS - Lấy dư tiền tồn quỹ của POS - Để lại dư tiền tồn quỹ của POS - Kẹt tiền trong POS - Nhân viên trong cùng 1 quầy lộ ID và pass đăng nhập để dùng chung => Nhầm quyền; không chốt được tiền => Người thu thừa; người thu thiếu - Nhân viên lẫn lộn khoản tiền hàng – tiền dư pos và tiền chi tiêu vặt 6 Khác - Nhân viên thu phải tiền giả Trong quá trình bán hàng, chúng ta buộc phải chấp nhận: việc sai lệch của công tác thu tiền xảy ra là tất yếu. Vì vậy, Hệ thống đã đưa ra các hình thức hỗ trợ cho nhân viên đứng POS: - Chấp nhận 1 tỷ lệ sai số cho phép - Bổ sung vào thu nhập hàng tháng một khoản tiền (Tối thiểu từ 200.000đ trở lên) Trong tháng, nếu nhân viên thu đúng/đủ thì sẽ được tăng thêm thu nhập tương ứng với khoản hỗ trợ POS. Trường hợp, nhân viên thu thừa/thiếu sẽ có khoản tiền mà Hệ thống hỗ trợ để bù đắp. Còn nếu thừa/thiếu vượt cả khoản hỗ trợ khi đó nhân viên phải bỏ tiền cá nhân để nộp vào.
Nguyên tắc chung là như vậy, nhưng thực tế khi nhận được thông báo kết quả thu tiền của từng ca/từng ngày, nhân viên bán hàng luôn yêu cầu thủ quỹ xác minh tìm nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh số liệu (nếu có). Với số lượng điểm quầy cùng với số lượng nhân viên bán hàng hiện có, việc xác minh nguyên nhân chênh lệch sẽ mất rất nhiều thời gian và thủ quỹ cũng không thể thực hiện hết cho tất cả nhân viên bán hàng được. Do vậy, Hệ thống yêu cầu: - Không xác minh nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh với các khoản chênh lệch âm/dương ≤ 100.000đ/ca bán hàng/người - Nếu chênh lệch âm dương > 100.000đ/ca bán hàng/người, thủ quỹ trợ giúp việc xác minh. Hướng xử lý như sau: Xác định lỗi do Trường hợp Xử lý Sai sót trong khâu thu tiền/trả tiền cho khách Thừa tiền so với sổ sách mà xác định rõ đối tượng khách hàng bị thu thừa/trả thiếu - Nếu phải trả lại khách: NVBH tự bỏ tiền của mình để trả - Điều chỉnh số liệu cho NVBH Thừa tiền so với sổ sách mà không xác định rõ đối tượng khách hàng bị thu thừa/trả thiếu - Thực hiện đúng quy định của Hệ thống Thiếu tiền so với sổ sách Sai sót trong khâu chốt POS Kiểm nhầm tiền dư quỹ, kẹt tiền trong POS… - Thực hiện đúng quy định của Hệ thống Do vi phạm quy định về giao ca (người ca trước thừa – người ca sau thiếu) - Phạt: 50.000đ/người/lần x 2 người - Điều chỉnh số liệu cho 2 NVBH Ghi nhận thiếu việc thu nợ, ghi nợ, hàng trả lại của khách Điều chỉnh số liệu cho NVBH Thực hiện sai quy trình bán hàng (không vào máy hoặc vào máy nhiều lần) Phạt theo chế tài của Hệ thống (như trường hợp bán hàng dồn bill: 100.000đ/lần) Điều chỉnh số liệu Đề nghị CBNV có liên quan thực hiện đúng nội dung của thông báo này đồng thời xem lại tài liệu hướng dẫn công việc chốt tiền thu – chi trong ca bán hàng mà Hệ thống đã ban hành để hạn chế sai sót có thể xảy ra tại đường dẫn: https://drive.google.com/file/d/1HGw1cyLv5r4AuN7JrhvO19L2Z9qqBGxt/view?usp=sharing Thông báo này áp dụng từ ngày 01/12/2018