Tiêu đề HD04 - HDCV chốt tiền thu chi trong ca bán hàng.doc ✅

Trang 1/4 HỆ THỐNG BÁN LẺ DƯỢC HỒNG VÂN    HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC NT - HD04 Ngày hiệu lực: 01/04/2017 Trang : 4/4 CHỐT TIỀN THU - CHI TRONG CA BÁN HÀNG I. MỤC ĐÍCH : - Hướng dẫn nhân viên bán hàng (NVBH) tại POS thực hiện thao tác chốt tiền thu - chi trong ca bán hàng. - Nhằm giúp bộ phận kế toán hành chính tăng cường công tác kiểm soát, rút ngắn thời gian làm việc và kế thừa báo cáo. II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG : - Toàn bộ nhân viên bán hàng tại Hệ thống; nhân viên bộ phận Kế toán hành chính có liên quan III. NỘI DUNG : TT CÔNG VIỆC HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN A ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN BÁN HÀNG 1 Thu tiền thực tế trong ca bán hàng Đối tượng thu: Từ khách hàng Thực hiện theo quy trình bán hàng của Nhà thuốc đã ban hành 2 Chi tiền thực tế Đối tượng chi: Chi cho khách hàng. + Nhập hàng trả lại: Thực hiện theo quy định của Nhà thuốc + Giảm giá: Theo chương trình cụ thể đối với từng giai đoạn + Giảm giá/Khách nợ: cho những đối tượng khách hàng đặc biệt do Lãnh đạo Nhà thuốc phê duyệt. Các đối tượng chi khác không thuộc phạm vi điều chỉnh của bản hướng dẫn công việc này 3 Chốt tiền trong két Thực hiện trước 15’ tính từ thời điểm kết thúc ca bán hàng Kiểm đếm số tiền thực thu được trong ca bán hàng – Lập bảng kê tiền 4 Lập phiếu thu chi Đăng nhập vào web (đã được cài sẵn trên máy): theo ID và mật khẩu cá nhân http://hongvanapp.vmcode.net/UserLogin/Login?ReturnUrl=%2F Chi tiền nhập trả Là tổng số tiền chi ra để trả khách do nhập lại hàng đã xuất bán cho khách Chi tiền giảm giá Là tổng số tiền đã giảm giá cho khách trong ca bán hàng Chi khách nợ Là tổng số tiền khách nợ chưa thanh toán trong ca Thu tiền khách đặt Là tổng số tiền thu được do khách đặt trước trong ca Thu tiền khách nợ Là tổng số tiền thu được do khách trả nợ trong ca Thu tiền trên POS Là tổng số thu được của KH trong ca bán hàng = Số tiền thực thu (sau kiểm đếm) - Số thu khác của khách + Tất cả số đã chi ra cho khách hàng 5 Niêm phong tiền bán hàng Sau khi lập phiếu thu & chi, tiến hành niêm phong tiền thu bán hàng trong ca và ghi rõ thông tin bên ngoài: ca bán hàng - ngày - tên NVBH - tên quầy bỏ vào túi tiền chung của quầy. *Ghi chú:
Trang 2/4 - Tất cả các chứng từ phản ánh phần chi như: Danh sách hàng trả lại đã nhập lại trong ca, bill giảm giá, bill cho khách nợ… phải gửi kèm trong bọc tiền đã niêm phong. - Để lại đúng số tiền quy định trong két để bàn giao cho ca sau. 6 Bàn giao tiền hàng Nhân viên quầy có trách nhiệm bàn giao túi tiền chung của quầy về Trung tâm tối đa không quá 3 ngày bán hàng: + Cho người được Hệ thống thông báo có quyền thu tiền. Ví dụ: NV giao hàng, nhân viên thuộc Bộ phận chuỗi, lãnh đạo Nhà thuốc. + Hoặc trực tiếp nộp về Trung tâm *Ghi chú: - Tất cả các bọc tiền của từng thu ngân/từng ca trong túi tiền chung phải được kê vào Bảng kê tiền thu của quầy. - Túi tiền chung khi nộp về thủ quỹ phải được niêm phong và có bảng kê tiền thu của quầy ở bên trong. B ĐỐI VỚI THỦ QUỸ 1 Kiểm tra túi tiền chung của quầy Khi nhận được túi tiền chung của quầy, thủ quỹ phải kiểm tra dấu niêm phong. + Nếu còn nguyên niêm phong thì mở túi + Nếu không còn nguyên niêm phong thì yêu cầu người giao tiền phải đứng lại và kiểm số bọc tiền bên trong cùng thủ quỹ. Đếm số bọc tiền trong túi khớp với bảng kê tiền thu của quầy thì thực hiện bước công việc tiếp theo. Nếu không khớp thì lập biên bản báo cáo ngay với lãnh đạo Nhà thuốc. Số bọc tiền thất thoát, người chung chuyển phải chịu trách nhiệm. 2 Kiểm đếm số tiền trong từng bọc tiền - Kiểm đếm số tiền thực tế bên trong từng bọc tiền. - Tiến hành xác nhận số chi của quầy bằng cách: + Nhập hàng trả lại + Kiểm tra bill giảm giá, bill khách nợ: xem có đúng đối tượng, chính sách của NT - Xác nhân số tiền trên phiếu chi trong web theo phân quyền của mình. - Xác nhận số tiền trên phiếu thu trong web theo phân quyền của mình *Ghi chú: - Thủ quỹ có quyền xác nhận hoặc duyệt lại số tiền thu được của quầy. Số xác nhận của thủ quỹ mới là số chốt cuối cùng. - Trường hợp chênh lệch: Thủ quỹ phải thông tin lại cho quầy để quầy nắm được. III ĐỐI VỚI KẾ TOÁN THU CHI 1 Kết chuyển số liệu Kết chuyển số liệu từ web để đẩy vào phần mềm Fast để làm báo cáo thu chi theo quy định. IV. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG ĐẶC BIỆT TT TÌNH HUỐNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT Thực hiện Cách làm 1 Trong ca bán Nhân viên - Trong thời gian mất điện: Khi bán hàng nhân viên phải ghi tay.

Trang 4/4 Nhân viên bán hàng - Vào máy toàn bộ số tiền hàng theo bảng ghi tay. - Kiểm tra giá trị từng bill để loại trừ sai sót số tiền trên bảng ghi tay. - Cuối ca: Thực hiện phiếu thu tách thành 2 phiếu: + Phiếu thu tiền số 1: theo số tiền của ca trước + Phiếu thu tiền số 2: theo số tiền của ca sau - Khi niêm phong tiền: Chỉ bàn giao theo số tiền đã thu của ca sau vì số tiền ca trước đó đã chuyển rồi. Thủ quỹ - Xác nhận số tiền thu của ca trước vào phiếu thu số 1 (đã tạm nhận trước đó) - Xác nhận số tiền thu của ca sau vào phiếu thu số 2. Ngày xác nhận là chung 1 ngày. 4 Ngày kiểm kê, bán hàng qua POS lúc trước kiểm kê - bán ghi tay trong thời gian kiểm kê - bán qua POS sau thời gian kiểm kê Ca bán hàng của ngày kiểm kê Nhân viên bán hàng - Trước thời gian kiểm kê: Thực hiện bán hàng qua POS bình thường. - Đến khi nhận được thông báo ngừng bán hàng của Người phụ trách công tác kiểm kê bắt đầu bán hàng qua bảng ghi tay đồng thời phải thực hiện chốt luôn quỹ - Sau khi kết thúc kiểm kê: Người phụ trách công tác kiểm kê báo có thể bắt đầu bán qua POS. Thực hiện bán hàng qua POS và vào lại số liệu đã ghi tay. Cuối ca: Niêm phong toàn bộ tiền; tách thành 2 bọc tiền và 2 phiếu thu + Phiếu thu 1: Số tiền đã chốt trước khi bán hàng ghi tay. + Phiếu thu 2: Số tiền còn lại. Thủ quỹ Xác nhận số tiền theo phiếu thu 1: số tiền trước kiểm kê Toàn bộ số tiền sau kiểm kê: Xác nhận trên web = 0 và tạm ghi sổ số tiền thực nhận. Ngày kế tiếp sau ngày kiểm kê Kế toán tổng hợp Kết chuyển số liệu trên POS kể từ thời điểm kết thúc kiểm kê sang ngày hôm sau Thủ quỹ Tự lập phiếu thu bổ sung (theo số đã ghi sổ ngày hôm trước) để xác nhận số tiền thu của ca bán hàng kế tiếp. V. HƯỚNG DẪN THI HÀNH: Hướng dẫn công việc này là tài liệu để hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ và kiểm tra chất lượng công việc của NVBH tại Hệ thống bán lẻ dược Hồng Vân. Trong quá trình thực hiện, nếu có các vấn đề mới phát sinh, cần sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì các NVBH cần phản ánh kịp thời tới Lãnh đạo để đề nghị điều chỉnh, bổ sung kịp thời.