Tiêu đề CHƯƠNG 1 - KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH ✅

Chương 1. Khái quát chung về giao tiếp trong kinh doanh CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH 1.1. Khái niệm về giao tiếp 1.2. Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh và trong cuộc sống 1.2.1. Các chức năng giao tiếp Như trên đã trình bày, giao tiếp là hành vi và quá trình, trong đó con người tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá về nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau. Giao tiếp có 2 nhóm chức năng chính: • Chức năng xã hội. • Chức năng tâm lý. 1.2.1.1. Nhóm chức năng xã hội của giao tiếp Nhóm chức năng xã hội gồm 4 chức năng chinh: Chức năng thông tin, chức năng điều khiến, chức năng phối hợp hành động và chức năng động viên, kích thích. • Chức năng thông tin, tổ chức Khi tiến hành hoạt động chung (từ 2 người trở lên) giữa các thành viên của nhóm/tổ chức cần trao đổi thông tin với nhau (giúp hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả. • Chức năng điều khiến/ảnh hưởng đến nhau Chức năng điều khiển được thể hiện trên khía cạnh tác động qua lại lẫn nhau của giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp, người ta thường sử dụng những phương pháp ám thị, thuyết phục, áp lực nhôm... (Xem chi tiết ở phần tiếp sau) để tác động đến người khác, nhàm điều khiển đối tác lâm theo ý muốn của minh) Chức năng nay có vai trò đác biết quan trọng cá trong cuộc sống lần trong kinh doanh Bằng những hình thức giao tiếp khác nhau các nhà quản trị có thể hướng hoạt động của nhân viên vào việc thực hiện mục đích chung của tổ chức. Cũng thông qua chức năng này, các nhà đàm phán bàn bạc, thỏa thuận với đối tác để đạt được những hợp đồng mang lại lợi ích cho cả đôi bên; Các nhân viên bán hàng thuyết phục người tiêu dùng mua sản phẩm của tổ chức mình. • Chức năng phối hợp hành động Trong một tổ chức thưởng có nhiều bộ phận với những chức năng, nhiệm vụ cụ thể khác nhau Tổ chức chỉ có thể hoạt động hiệu quả một khi các bộ phận chức năng này GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ThS. Nguyễn Thanh Tâm
Chương 1. Khái quát chung về giao tiếp trong kinh doanh phối hợp hoạt động với nhau một cách nhịp nhàng, và điều đó có thể thực hiện được nhờ con đường giao tiếp. • Chức năng động viên, kích thích Trong quá trình giao tiếp con người không chỉ trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá vê nhau, mà còn tạo ra những cảm xúc, khuyến khích hành động của đối tác giao tiếp. Vì vậy, các nhà quản trị bên cạnh việc sử dụng những biện pháp hành chính, mệnh lệnh để tác động đến nhân viên của minh, còn sử dụng các biện pháp động viên khuyến khích về vật chất và tinh thần để tạo ra những cảm xúc tốt đẹp, bầu không khi làm việc tốt, để đạt được hiệu quả công việc cao. 1.2.1.2. Nhóm chức năng tâm lý của giao tiếp Nhóm chức năng tâm lý gồm 3 chức năng: tạo lập mối quan hệ, cân bằng cảm xúc và phát triển nhân cách • Chức năng tạo lập mối quan hệ Giao tiếp làm cho con người chấp nhận chia sẻ thông tin với mọi người xung quanh, xich lại gần nhau hơn, tạo lập ra các mối quan hệ để cùng phối hợp hành động, làm cho cuộc sống tốt đẹp, hiệu quả hơn. • Chức năng cân bằng cảm xúc Trong giao tiếp người ta không chỉ chia sẻ thông tin, chia sẽ công việc mà còn sẻ chia cả cảm xúc, tình cảm. 1.2.2. Tầm quan trọng của giao tiếp Với những chức năng vừa được trình bày ở trên, giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng cả trong cuộc sống lẫn trong kinh doanh. Theo Kinixti: "Sự thành công của một người chỉ có 15% dựa vào kỹ thuật chuyên ngành, còn 80% phải dựa vào những quan hệ giao tiếp và tài năng xử thế của người ấy." Kết quả điều tra độc giả của Tạp chí Kinh doanh Harvard được thực hiện gần đây cũng đưa ra những con số rất đáng lưu ý, như: ➔ 100% số người được hỏi đều cho rằng: giao tiếp (trao đổi thông tin) có vai trỏ đặc biệt quan trọng; GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ThS. Nguyễn Thanh Tâm
Chương 1. Khái quát chung về giao tiếp trong kinh doanh ➔ Trong các lĩnh vực mua bán và xúc tiến thương mại - đầu tư, thi trao đổi thông tin bằng miệng (giao tiếp nhờ kỹ năng nói) được xếp vị trí cao nhất trong sỐ 15 kỹ năng quan trọng, cần thiết phải có. ➔ 90% số giám đốc phụ trách nhân sự được phỏng vấn khẳng định rằng: giao tiếp vẫn tiếp tục đóng vai trò chủ đạo đảm bảo sự thành công trong hoạt động kinh doanh ở thế kỷ thứ 21. ➔ Các nhà quản trị sử dụng 75-80% thời gian làm việc trong ngày cho giao tiếp, có nghĩa là cứ một giờ làm việc thi các nhà quản trị dùng 45 phút cho việc giao tiếp. Kết quả điều tra các học viên cao học quản trị kinh doanh, quản trị ngoại thương hệ tại chức tại thành phố Hồ Chí Minh vào cuối năm 2005, do tập thể tác giả thực hiện cho kết quả tương tự như vậy. Thực tế cũng cho thấy rằng: giữa những người có kiến thức chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, ngoại hình... tương đương nhau, thì người có khả năng giao tiếp tốt hơn bao giờ cũng thành công hơn. Giao tiếp có tầm quan trọng đặc biệt như đã nêu, vì trong cuộc sống hàng ngày, ở mọi nơi, mọi tổ chức, người ta luôn tiến hành giao tiếp dưới các hình thức: hướng dẫn, thông báo, thuyết phục, động viên, đề nghị, tư vấn, đàm phán... nhằm mục đích: - Chia sẻ thông tin; - Dẫn tới hành động; - Đưa những suy nghĩ và hành động của con người lại gần nhau hơn. 1.3. Các phương tiện giao tiếp 1.3.1. Ngôn ngữ Ngôn là nói. Ngôn ngữ là hệ thống những từ dùng để làm phương tiện giao tiếp. Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người. Nhờ ngôn ngữ người ta có thể trao đổi với nhau mọi loại thông tin, như: diễn tả hành động, sự vật, sự việc, trạng thái, tình cảm, những mong muốn, những suy nghĩ... Hiệu quả của giao tiếp bằng ngôn ngữ phụ thuộc vào các yếu tố sau: ➔ Nội dung của ngôn ngữ - ý nghĩa của lời nói, của từ ngữ. Khi giao tiếp bằng ngôn ngữ cần tuân thủ các nguyên tắc: Chính xác, rõ ràng, ngắn gọn. Cần tránh dùng các từ, các câu, các cấu trúc có thể hiểu đa nghĩa, làm cho đối tác giao tiếp hiểu lầm. Trong nhiều cách để diễn đạt cùng một vấn đề, thì nên chọn cách diễn đạt đúng nghĩa, đúng ý, nhưng ngắn gọn nhất, tránh dùng những từ, GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ThS. Nguyễn Thanh Tâm
Chương 1. Khái quát chung về giao tiếp trong kinh doanh câu, cấu trúc thừa. Cần chú ý khắc phục căn bệnh nói "dài, dai, dại, dở, dốt". Bên cạnh đó, cần cẩn trọng trong việc chọn từ ngữ, cách diễn đạt, sao cho thể hiện được ý muốn của minh, đồng thời làm cho đối tác giao tiếp không mất lòng. Người xưa đã có câu: "Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói" ➔ Tính chất của ngôn ngữ: nhịp điệu, âm thanh, ngữ điệu... được sử dụng khi nói. Trong giao tiếp tinh chất của ngôn ngữ cũng đóng vai trò rất quan trọng. Người ta có thể hiểu được trạng thái tâm lý của người nói thông qua giọng nói, cách nhấn giọng, uốn giọng và ngữ điệu. Vi vậy, khi nôi cần chú ý cách lên giọng, xuống giọng, cách nhấn giọng, ngắt ngừng, các âm luật, tiết tấu, thanh điệu, đồng thời phải nói sao cho "có hồn", phải truyền tải được tình cảm của mình trong đó. ➔ Điệu bộ khi nói: Những cử động của chân, tay, vẻ mặt... khi nói Cùng với sự phát triển của nhân loại, chữ viết ra đời. Và từ đó, giao tiếp bằng ngôn ngữ không chỉ giới hạn ở giao tiếp bằng lời nói, mà còn có giao tiếp thông qua chữ viết. Giao tiếp bằng hình thức nói, hay viết đều có những ưu, nhược điểm riêng và sẽ phát huy tác dụng tốt nếu được sử dụng trong những hoàn cảnh phù hợp. Giao tiếp bằng hình thức nói sẽ đem lại hiệu quả cao trong các trường hợp sau: - Cần truyền tin nhanh, gấp. - Muốn có sự phản hồi ngay lập tức. - Muốn trực tiếp trao đổi thêm thông tin và ý tưởng với đối tác giao tiếp - Khi sử dụng ngữ điệu hay cách diễn đạt bằng điệu bộ có vai trò quan trọng giúp việc giao tiếp thành công mỹ mãn hơn. - Khi không cần phải ghi chép văn bản để lại làm bằng chứng. Còn giao tiếp bằng hình thức viết lại phát huy tác dụng rất tốt trong các trường hợp: - Thông tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai; - Thông tin (các hợp đồng, thỏa thuận) cần được lưu giữ để làm căn cứ tổ chức thực hiện, giám sát công việc và giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này; Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa điểm nhận được thông tin; GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ThS. Nguyễn Thanh Tâm