Tiêu đề Tài liệu hướng dẫn sử dụng - WMS.docx ✅

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SAAS ICHIBAONE - WMS ĐỐI TƯỢNG: KHÁCH HÀNG Hà Nội - 2024
I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 4 1. Thiết lập layout kho 4 2. Sắp xếp công cụ dụng cụ và cài đặt thiết bị, phần mềm 4 2.1 Setup công cụ dụng cụ, máy móc 4 2.2.Sử dụng phần mềm WMS để thiết lập mã vị trí trong kho 4 2.3. Các thiết lập khác 8 II. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN (RECEIVE) 12 1. Biểu đồ mô tả 12 2. Mô tả quy trình chi tiết 13 III. QUY TRÌNH KHAI THÁC (SORT & QC) 20 1. Quy trình khai thác tổng quan 20 1.1 Biểu đồ mô tả 20 1.2 Mô tả chi tiết 21 2. Quy trình xử lý sự vụ 30 2.1 Biểu đồ mô tả 30 2.2 Mô tả chi tiết 30 IV. QUY TRÌNH CẤT HÀNG (PUTAWAY) & LƯU KHO (STORAGE) 31 1. Biểu đồ mô tả 31 2. Mô tả chi tiết 31 V. QUY TRÌNH NHẶT HÀNG (PICKING) 35 1. Biểu đồ mô tả 35 2. Mô tả chi tiết 35 VI. QUY TRÌNH ĐÓNG GÓI (PACKING) 38 1. Biểu đồ mô tả 38 2. Mô tả chi tiết 38 2.1 Thao tác đóng gói 38 2.2 Tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa 43 a. Các yếu tố quyết định đến việc đóng gói 43 b. Vật liệu đóng gói 43 c. Kỹ thuật đóng gói 46 d. Các phương pháp đóng gói 47 e. Cách thức đóng gói với từng loại hàng cụ thể 48 VII. QUY TRÌNH GIAO NHẬN VỚI ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN 49 1. Biểu đồ mô tả 49 2. Mô tả chi tiết 49 VIII. QUY TRÌNH KIỂM KHO 53 (to be updated) 53 IX. QUẢN LÝ TỒN KHO 53 X. QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG HOÀN 54 (to be updated) 54
QUY TRÌNH TỔNG QUAN DIỄN GIẢI Thuật ngữ Diễn giải KTV Khai thác viên TMĐT Thương mại điện tử WMS Warehouse management system COD Cash on delivery: Phí trả đối tác hộ cho khách hàng. Bao gồm tiền hàng và phí vận chuyển SLA Service Level Agreement - Thỏa thuận Mức độ Dịch vụ: Thời hạn vận hành đơn hàng Layout Thiết kế bố cục kho ASN Advanced Shipping Notice: Thông báo về đợt giao hàng sắp tới PO Purchase order: Hàng mua hộ OMS Order management system: Hệ thống quản lý đơn hàng Cross-dock Hàng xuất ngay mà không lưu kho Unfulfillable Hàng xảy ra sự vụ, không thể xuất kho Putaway Chuyển vào kho FEFO First Expired First Out: Hạn sử dụng thấp xuất trước IR Inbound request: Phiếu nhập kho OR Outbound request: Phiếu xuất kho PL Picking list: Phiếu nhặt hàng I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 1. Thiết lập layout kho
Để đảm bảo việc luân chuyển, quản lý hàng hóa trong kho được hiệu quả, việc thiết lập layout kho hàng 1 cách tối ưu là vô cùng quan trọng. Theo đó, quản lý kho cần xác định các yếu tố sau để có thể bố trí layout kho một cách phù hợp: - Các cửa (dock) ra vào, tần suất hàng hóa ra/vào kho, tỷ lệ hàng Cross-dock: để xác định khu vực nào dành cho inbound, outbound, thoát hiểm - Đặc điểm sản phẩm - kích thước tối đa các hàng hóa dự kiến load vào kho để bố trí chiều rộng các lối đi phù hợp - (Các) Loại dịch vụ mà kho cung cấp, để quyết định có cần hoạch định vị trí, khu vực riêng cho mỗi loại dịch vụ hay có thể sử dụng chung không gian - Sản lượng bình quân được nhập/lưu/xuất kho trong ngày để dự trù diện tích phù hợp cho mỗi công đoạn Một số mẫu layout có thể tham khảo: https://rebstorage.com/videos/warehouse-layout-product-flow-options/ 2. Sắp xếp công cụ dụng cụ và cài đặt thiết bị, phần mềm 2.1 Setup công cụ dụng cụ, máy móc Danh sách các công cụ dụng cụ cần chuẩn bị - có thể thêm/bớt tùy vào nhu cầu vận hành thực tế của kho: - Hệ thống camera an ninh - được lắp đặt xung quanh khu vực kho (trong, ngoài cửa), yêu cầu: - Độ phân giải cao, quan sát được ngày/đêm rõ nét - Khổ rộng của mắt đọc phù hợp - Khả năng lưu dữ liệu tối thiểu trong vòng 2 tháng - Mức phân bổ camera: với mỗi vị trí trong kho, tối thiểu có 1 camera quan sát chiếu đến - Camera tại mỗi điểm có thể khác loại để phù hợp với nhu cầu của mỗi vị trí. Ví dụ, tại bàn khai thác, đóng gói, camera cần có độ phân giải tương đương hoặc cao hơn các vị trí quan sát bao quát kho khác, mục tiêu là có thể đọc được mã vận đơn trên kiện hàng - Hệ thống phòng cháy chữa cháy theo tiêu chuẩn cho cơ quan chức năng tại địa phương quy định. Ngoài ra, kho cần sắp xếp diễn tập, thử nghiệm hệ thống này định kỳ mỗi Quý 1 lần để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định - Các hệ bàn khai thác và các công cụ khai thác liên quan: Bàn khai thác chuyên dụng (nếu có), máy tính, máy in nhiệt, scanner, cân, nguyên vật liệu đóng gói và các loại văn phòng phẩm - Hệ thống băng truyền, cân đo tự động (nếu có) - Giá kệ lưu kho: đa phần sử dụng kệ trung tải để tối ưu không gian lưu trữ (tùy vào kích cỡ hàng hóa mà số tầng, độ cao, khổ rộng của kệ sẽ được tùy chỉnh) - Xe đẩy hàng các loại. Với hàng lớn thì sử dụng xe đẩy bàn, pallet kết hợp xe nâng là chủ yếu, còn với hàng nhỏ, đặc biệt sử dụng trong việc pick hàng TMĐT gói nhỏ thì nên sử dụng tote trolley. - Xe nâng (nếu cần) - Đặt in và sản xuất các nguyên vật liệu đóng gói - Hệ thống phần mềm WMS để khai thác và quản lý tồn kho, chất lượng vận hành. - Thực hiện cài đặt máy tính, phần mềm với các thiết bị cân đo, máy in. Ngoài ra, cần bố trí nhân sự full time, part-time theo ca kíp hoặc theo chiến dịch, theo mùa phù hợp để xử lý róc được hàng hóa, đảm bảo SLA cam kết với khách hàng, đồng thời không bị dư thừa về nguồn lực. 2.2.Sử dụng phần mềm WMS để thiết lập mã vị trí trong kho 2.2.1. Thiết lập vị trí trong kho Xem danh sách vị trí trong kho - Từ màn hình quản trị, chọn theo đường dẫn: SETTING(1) > Warehouse config(2) > Warehouse location (3), hệ thống hiển thị danh sách vị trí trong kho - Tại danh sách này, người dùng có thể xem nhanh được mức tối đa mà vị trí chịu tải được và tình trạng hiện tại của vị trí