Title TLHT công tác văn thư lưu trữ.pdf ✅

HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH    TÀI LIỆU HỌC TẬP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ (CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRÌNH ĐỘ ĐẠI HỌC) Biên soạn: ThS. Nguyễn Duy Vĩnh – Chủ biên TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2021
MỤC LỤC Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.....1 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư..........................................1 1.1.1. Khái niệm về văn thư và công tác văn thư..........................................1 1.1.2. Nội dung công tác văn thư..................................................................2 1.1.3. Tính chất và đặc điểm.........................................................................2 1.1.4. Vị trí, ý nghĩa......................................................................................2 1.1.5. Yêu cầu................................................................................................3 1.1.5.1. Nhanh chóng....................................................................................3 1.1.6. Nguyên tắc quản lý quản lý và giải quyết văn bản..............................4 1.1.7. Trách nhiệm đối với công tác văn thư.................................................5 1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ...........................................6 1.2.1. Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ...................6 1.2.2. Các loại tài liệu lưu trữ........................................................................6 1.2.3. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ...............................................................7 1.2.4. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ...................8 1.3. Quản lý nhà nước đối với văn thư, lưu trữ......................................10 1.3.1. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo.......................................................................................................................10 1.3.2. Xây dựng bộ máy, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức.....................................................................................................................11 1.3.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ..............................................14 1.3.4. Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ....................................................................................................14 1.3.5. Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm..............................15 Chương 2. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC........................................................................................................16 2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến....................................................16 2.1.1. Khái niệm và đặc điểm của văn bản đến...........................................16 2.1.2. Ý nghĩa, tác dụng của quản lý và giải quyết văn bản đến.................16
2.1.3. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến........................16 2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi......................................................22 2.2.1. Khái niệm và đặc điểm của văn bản đi..............................................22 2.2.2. Ý nghĩa, tác dụng của quản lý và giải quyết văn bản đi....................22 2.2.3. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..........................22 2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan............................30 2.3.1. Khái quát chung về hồ sơ và lập hồ sơ..............................................30 2.3.2. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.34 2.3.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ.......................................................36 2.4. Quản lý và giải quyết văn bản trong môi trường mạng..................47 2.4.1. Khái quát chung................................................................................47 2.4.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến điện tử........................49 2.4.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi điện tử...........................58 2.4.4. Lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan............................60 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................62 2.5.1. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.... 62 2.5.2. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu..........................................63 Chương 3. LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC...............................................................................................................65 3.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ.............................................................65 3.1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa thu thập tài liệu.................................65 3.1.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan................................................65 3.1.3. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử..................................................67 3.2. Xác định giá trị tài liệu......................................................................71 3.2.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu........71 3.2.2. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu.............................................71 3.2.3. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu.........................................72 3.2.4. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu..............................................74 3.2.5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu..........................................79 3.2.6. Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị.................................................81 3.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.....................................................................86
3.3.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ86 3.3.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ......................................................87 3.4. Thống kê tài liệu lưu trữ....................................................................95 3.4.1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc của thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ....................................................................................................95 3.4.2. Đối tượng và đơn vị thống kê............................................................98 3.4.3. Các công cụ thống kê trong công tác lưu trữ....................................99 3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ..................................................................106 3.5.1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của bảo quản tài liệu lưu trữ..............106 3.5.2. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ....................................107 3.5.3. Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ...................................108 3.5.4. Các biện pháp cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ..........................110 3.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ....................................117 3.6.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................................................................................117 3.6.2. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến tại các lưu trữ................................................................................................................118 Chương 4. ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.................................................................................................................129 4.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ...............................................................................................................129 4.1.1. Phương hướng................................................................................129 4.1.2. Yêu cầu............................................................................................132 4.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ......133 4.2.1. Hoàn thiện khung pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ..................133 4.2.2. Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức.......................................134 4.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn thư lưu trữ...........................................................................135 4.2.4. Hoàn thành liên thông, kết nối liên văn bản điện tử giữa các cấp chính quyền.................................................................................................................137 4.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ ...........................................................................................................................141