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Ley 594 de 2000 1/19 Diario Oficial. 44.093 (julio 14) por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dic- tan otras disposiciones. DECRETA: T I T U L O I OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUN- DAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivísti- ca del Estado. 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. 3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una per- sona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 1 Nota aclaratoria. en el diario oficial N. 44084 de fecha viernes 14 de julio de 2000 se publicó la ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”, con fecha 4 de julio. la fecha correcta de la ley en mención es: julio 14 de 2000. por lo anterior se vuelve a publicar en su integridad (ley 4 de 1913, artículo 45) reglamentada por decretos: 4124 de 2004, 3666 de 2004

Ley 594 de 2000 3/19 Documento original. Es la fuente primaria de información con to- dos los rasgos y características que permiten garantizar su autenti- cidad e integridad. 4°. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la adminis- tración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basa- das en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad na- cional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institu- cionalizan las decisiones administrativas y los archivos constitu- yen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.