Title QD ve viec xuất chuyển - T8.2019.doc ✅

Trang 1 HỆ THỐNG BÁN LẺ DƯỢC HỒNG VÂN ***** Số : ______/QĐ - HV/2018 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------- o0o -------- Hà nội, ngày 12 tháng 08 năm 2019 QUY ĐỊNH VỀ VIỆC XUẤT CHUYỂN – NHẬP CHUYỂN CHO CÁC ĐIỂM QUẦY - Nhằm phân định trách nhiệm của CBNV liên quan đến công tác xuất chuyển – nhập chuyển cho các điểm quầy của Hệ thống - Để hướng dẫn công việc, hạn chế rủi ro cho toàn Hệ thống. Hệ thống Hồng Vân ban hành Quy định về việc xuất chuyển – nhập chuyển cho các điểm quầy của Hệ thống như sau : A.QUY ĐỊNH XUẤT CHUYỂN TT Công việc Quy định I KẾ HOẠCH DỰ TRÙ – GIAO HÀNG 1 Lập kế hoạch dự trù - Bộ phận chuỗi chịu trách nhiệm thực hiện việc lập kế hoạch dự trù – giao hàng cho toàn Hệ thống - Kế hoạch dự trù – giao hàng sẽ thay đổi linh hoạt căn cứ vào: + Việc mở/rút điểm quầy + Tốc độ bán của các điểm quầy - Các điểm quầy phải nắm bắt được kế hoạch này để chủ động đặt hàng đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của điểm quầy II LẬP PHIẾU – XỬ LÝ PHIẾU DỰ TRÙ 1 Lập phiếu yêu xuất chuyển - Toàn bộ các điểm quầy bán lẻ (bao gồm cả quầy lẻ Trung tâm) căn cứ: + Tồn kho thực tế + Tốc độ bán hàng + Diện tích trưng bày + Quy cách bao gói của hàng hoá + Date hàng Các điểm quầy: - Khi lập phiếu cần xem số tồn kho của kho tổng để thực hiện dự trù cho sát với thực tế. - Tuy nhiên, số tồn kho kho tổng tại thời xem chỉ là số tương đối vì: + Kho tổng luôn tồn tại các Phiếu điều chuyển cho các điểm quầy nhưng chưa nhấn nút xác nhận để chuyển tồn. + Hệ thống tách kho tổng ra thành 02 kho: Kho 00 và kho 01 (quầy có thể xem thêm tồn kho 01 nếu kho 00 còn quá ít hàng không đủ để dự trù)
Trang 2 + Ngày được mặc định trong kế hoạch dự trù của quầy. …. Thực hiện việc lập phiếu yêu cầu xuất chuyển trên phần mềm Quầy lẻ Trung tâm: - Thực hiện dự trù hàng bằng PDA hoặc đặt trực tiếp trên phần mềm. - Những trường hợp phát sinh đột xuất, quầy lẻ gọi bổ sung hoặc trực tiếp xuống kho nhặt hàng thì không phải làm phiếu. *Lưu ý: - Quầy có thể bổ sung phần ghi chú trên từng mã hàng khi lập phiếu yêu cầu xuất chuyển để thông tin thêm với Bộ phận kho. Ví dụ: hàng khách đặt, yêu cầu chuyển đúng lượng.... - Trong ngày dự trù quy định, Quầy được phép gửi Phiếu yêu cầu xuất chuyển chốt tại 02 mốc thời gian + Trước 11h: Gửi Phiếu dự trù chính: Toàn bộ danh mục hàng hóa mà Quầy có nhu cầu tiếp nhận + Trước 17h00’: Gửi Phiếu dự trù bổ sung (nếu có): Bao gồm các hàng hóa phát sinh thêm do khách đặt hoặc do quầy bổ sung theo tốc độ bán mà lần 1 gửi còn thiếu (Danh mục hàng dự trù bổ sung này không được phép > 25% danh mục hàng mà Quầy đã chuyển lần 1). - Sau mốc 17h, Bộ phận kho ngừng tiếp nhận. - Các phiếu yêu cầu quầy đặt sau khoảng thời gian trên được gọi là đơn hàng phát sinh sẽ treo lại: + Hoặc Bộ phận kho xử lý theo quy định xuất chuyển hàng khách đặt (Xem mục IX của Quy định này) + Hoặc hủy toàn bộ Phiếu yêu cầu của Quầy. Khi đó Quầy sẽ lập Phiếu yêu cầu mới vào ngày dự trù kế tiếp theo kế hoạch. 2 Xử lý phiếu yêu cầu xuất chuyển của quầy - Các phiếu yêu cầu xuất chuyển do quầy lập sẽ được truyền tự động về kho tổng. - Tại kho tổng: Quản lý kho/Phụ kho thực hiện in phiếu Yêu cầu xuất chuyển của quầy - Các phần ghi chú của quầy trên từng mã hàng Nhân viên kho lưu ý để nhặt đủ cho quầy - Kho chỉ in Phiếu yêu cầu xuất chuyển cho Quầy có lịch dự trù theo Quy định - Các quầy không có lịch dự trù mà vẫn có Phiếu yêu cầu xuất chuyển trên Phần mềm thì kho không thực hiện III SOẠN HÀNG – KIỂM HÀNG

Trang 4 Hoặc ghi bổ sung hàng (Tên – ĐVT – Số lượng) vào phía dưới của phiếu + Hàng có tên trên phiếu nhưng không có hàng: Thì gạch toàn bộ dòng hàng đó trên phiếu - Những hàng có date cận (< 1/3 date): Nếu vẫn chuyển cho quầy thì người kiểm hàng ghi lại ở phần dưới của Phiếu. - Kết thúc khâu kiểm hàng: + Cùng với nhân viên kiểm hàng kiểm tra lại những hàng có sự sai lệch trên phiếu xuất chuyển. Xem lại phiếu yêu cầu xuất chuyển gốc để xác định do Quản lý kho sửa phiếu chưa đúng hay nhân viên kho làm sai để lưu ý và rút kinh nghiệm + Yêu cầu nhân viên soạn hàng ký trên phiếu xuất chuyển + Đồng thời ký tên người kiểm hàng trên phiếu xuất chuyển 3 Đóng hàng - Người kiểm hàng và người soạn hàng cùng thực hiện việc đóng hàng - Kiểm hàng đến đâu đóng hàng đến đó - Người kiểm hàng kiểm soát toàn bộ quá trình đóng hàng để đảm bảo không bỏ sót hàng hoặc lấy nhầm hàng gần đó. - Dán kín và niêm phong thùng/túi hàng của từng quầy - Ghi tên quầy bên ngoài để nhận biết *Ghi chú: - Quầy lẻ Trung tâm chỉ thực hiện bước soạn hàng theo Phiếu, không phải thực hiện công đoạn kiểm hàng và đóng hàng. - Phiếu của Quầy lẻ được BP kho xử lý để in tem hàng IV SỬA PHIẾU - IN TEM 1 Sửa phiếu xuất chuyển Hàng sau khi đã được đóng, thì Người kiểm hàng ghi số lượng thùng/túi đã đóng và chuyển Quản lý kho sẽ thực hiện: - Sửa số lượng hàng hoặc mã hàng (nếu sai ĐVT) theo bút tích mà người kiểm hàng đã viết - Xóa mã hàng không giao - Bổ sung mã hàng mới - In phiếu xuất chuyển (01 liên) và ký người lập phiếu – ghi tay tên người soạn hàng; người kiểm hàng, - Ghi số lượng thùng/túi sẽ giao cho quầy và date hàng (nếu có) ở phía dưới cùng của phiếu + Phiếu xuất chuyển gốc có bút tích của người soạn hàng và kiểm hàng: Quản lý kho tạm lưu + Phiếu xuất chuyển (in lại) giao cho nhân viên giao hàng để đi giao cho quầy. 2 In tem Người được phân công công tác in tem thực hiện in tem hàng thông qua việc xử lý Phiếu xuất chuyển của quầy: - Số lượng tem in: theo số lượng của đơn vị tính lớn nhất của hàng. - Nội dung in: thể hiện tên, đơn giá của đơn vị tính nhỏ nhất của hàng.