Title Procedimiento de Gestión de Archivos FGN.pdf ✅

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE ARCHIVO Código FGN-AP03-P-01 Fecha emisión 2019 08 06 Versión: 03 Página: 3 de 16 Este documento es copia del original que reposa en la Intranet. Su impresión o descarga se considera una Copia No Controlada. Para ver el documento controlado ingrese al BIT en la intranet: http://web.fiscalia.col/fiscalnet/ Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.14 Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.15 Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.16 Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.17 Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.18 Documentos de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.19 Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.20 Documento sustantivo: Esenciales para el funcionamiento de la entidad y que por su contenido informativo, testimonial y probatorio garantiza el conocimiento de las funciones y actividades de la misma aun después de su cierre, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Son los que responden a la función directa de la oficina que los produce.21 Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.22 Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.23 FUID: Formato único de inventario documental. 14 Ibídem. 15 Ibidem. 16 Ibidem. 17 Ibidem. 18 Ibidem. 19 Ibidem. 20 Ibidem. 21 Ministerio de Transporte, recuperado de: https://www.ani.gov.co/glosario/documentos-sustantivos. 22 Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006. 23 Ibidem.