Title EBOOK - AIR IMPORT.docx ✅

G HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG AIR IMPORT Postion: Nhân viên CS & Document Kinh nghiệm 10 NĂM LOGISTICS THỰC CHIẾN Tác giả: Vũ Thị Kim Phương Công ty losgistic từng làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL. Công ty losgistic đang làm việc: WWL. [2010-2021 ]
CHƯƠNG 1: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG AIR IMPORT 2 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty losgistic từng làm việc: FI; OHL; YUSEN; JAS; APL & WWL MỤC LỤC 1. AIR IMPORT -NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 2 1.1. Phân biệt Hàng Chỉ Định & Hàng freehand & Hàng Triangle 1.2. Quy trình handle hàng từ A-Z 1.2.1. Tiếp nhận thông tin một lô hàng mới 5 1.2.1.1. Nhận email chứng từ từ đại lý nước ngoài 6 1.2.1.2. Mẫu HAWB, MAWB, Manifest 7 1.2.1.3. Cách phân biệt HAWB & MAWB 12 1.2.2. Kiểm tra và so sánh HAWB, MAWB, Manifest 12 1.2.3. Gửi HAWB cho khách hàng để lấy confirmation từ khách 14 1.2.4. Tracking website airlines và TCS/SCSC theo dõi thông tin hàng đến 18 1.2.4.1. IATA Airport code – mã code của các sân bay 18 1.2.4.2. Mã code và 3 số prefix đầu của các hãng hàng không 21 1.2.4.3. Phân biệt hàng nhập về kho TCS hay SCSC 24 1.2.5. Chuyển MAWB cho bộ phận giao nhận lấy chứng từ gốc 29 1.2.6. Phát hành thông báo hàng đến và D/O (Lệnh giao hàng/Giấy ủy quyền) 30 1.2.7. Hoàn chỉnh bộ chứng từ và nếu có sai sót thì làm ĐIỆN và CÔNG VĂN ĐIỀU CHỈNH gửi TCS / SCSC 34 1.2.7.1. Hoàn chỉnh bộ chứng từ 34 1.2.7.2. Mẫu Điện và công văn điều chỉnh gửi TCS/ SCSC (nếu có sai sót) 35 1.2.8. Giao D/O & HAWB gốc cho khách hàng 39 1.2.9. Nhập Debit note, Cost, tính profit, close file 40 1.2.9.1. Invoice to customer (Hóa đơn xuất thu khách hàng) 40 1.2.9.1.1. Xuất hóa đơn khách hàng đối với điều kiện CIF/CFR 42 1.2.9.1.2. Xuất hóa đơn khách hàng đối với điều kiện FOB 44 1.2.9.1.3. Xuất hóa đơn khách hàng đối với điều kiện FCA 45 1.2.9.1.4. Xuất hóa đơn khách hàng đối với điều kiện EXW 47 1.2.9.1.5. Xuất hóa đơn khách hàng đối với điều kiện DDP/DAP/DAT 48 1.2.9.2. Profit share & Debit Note/ Credit Note to agent 50 1.2.9.2.1. Đối với điều kiện CIF/CFR 50 1.2.9.2.2. Đối với điều kiện FOB 52 1.2.9.2.3. Đối với điều kiện FCA 53 1.2.9.2.4. Đối với điều kiện EXW 54 1.2.9.2.5. Đối với điều kiện DDP/DAP/DAT 55 1.2.9.3. Nhập Chi Phí (Cost), tính Profit (Lợi nhuận) 57 1.2.9.4. Close file/ Close job - Hoàn thành bộ chứng từ/ đóng file/ lưu file 66 1.2.10. Nhập Báo cáo – Report 66
CHƯƠNG 1: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG AIR IMPORT 3 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty losgistic từng làm việc: FI; OHL; YUSEN; JAS; APL & WWL 1. AIR IMPORT- NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG: Là loại hình hàng hóa được nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam bằng đường hàng không (AIR IMPORT). Thường một công ty logistics (forwarder) có các bộ phận sau đây: LOGISTICS COMPANY Bộ phận Sale Bộ phận Pricing/ Procurement Bộ phận CS & Docs Bộ phận giao nhận/ bộ phận hiện trường (Ops) Bộ phận kế toán/nhân sự Customer Service (CS) Document (Docs) Trong đó, ❖ Bộ phận Sale: tìm kiếm khách hàng, báo giá và win được khách hàng. ❖ Bộ phận Pricing/ Procurement: bộ phận làm giá, chuyên tìm kiếm & check giá tốt với hãng hàng không, hãng tàu. ❖ Bộ phận CS & Docs cho các Team Air Import/Air Export/ Sea Import/Sea Export: chuyên handle hàng từ A-Z cho hàng Air Nhập/Air Xuất/ Sea Nhập/ Sea Xuất, sẽ có 4 bộ phận chia ra theo Air Nhập/Air Xuất/ Sea Nhập/ Sea Xuất hoặc sẽ có 2 bộ phận chia ra theo Air hoặc Sea, làm tại văn phòng. ❖ Bộ phận giao nhận/ bộ phận hiện trường: chuyên làm hiện trường bên ngoài, pick up chứng từ, giao nhận hàng hóa, lo thủ tục hải quan, trucking (xe tải). ❖ Bộ phận kế toán/ hành chính nhân sự. (Cũng có một số công ty chia bộ phận CS & Docs ra 2 bộ phận Customer service (CS) chuyên làm booking và bộ phận Document chuyên làm về mảng chứng từ). Ở bài hướng dẫn về handle hàng Air Nhập này, các bạn đóng vai trò là nhân viên CS & Docs handle hàng Air Nhập đại diện cho forwarder nơi đến/forwarder nơi hàng nhập về gọi là destination office/agent.
CHƯƠNG 1: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG AIR IMPORT 4 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty losgistic từng làm việc: FI; OHL; YUSEN; JAS; APL & WWL 1.1. Phân biệt hàng chỉ định & hàng freehand & hàng triangle: ● ● Là loại hình hàng hóa được CHI NHÁNH KHÁC của CÙNG MỘT TẬP ĐOÀN chỉ định handle một lô hàng. Ví dụ: JAS LOGISTICS CO. (NEWYORK BRANCH) chỉ định cho JAS LOGISTICS VIETNAM (HCM BRANCH) handle (cùng tập đoàn JAS, khác chi nhánh). Ở đây JAS HCM là chúng ta. Chúng ta được JAS New York chỉ định làm hàng. ● Hoặc đại lý khác (KHÁC TẬP ĐOÀN) chỉ định mình handle một lô hàng. Ví dụ: GLORY LOGISTICS CO. chỉ định cho JAS LOGISTICS VIETNAM handle, đây là đại lý đối tác (không thuộc tập đoàn JAS) chỉ định mình hande. ● Là hàng do bộ phận sale bên mình sale được và chính mình là người được quyền chỉ định ai handle cho lô hàng của mình. Ví dụ: JAS HCM sale được khách hàng và chỉ định cho JAS New York hoặc GLORY handle lô hàng đó. ● Là lô hàng được làm việc bởi 3 bên: control agent (đại lý nắm quyền chỉ định), origin agent (đại lý nơi đi), destination agent (đại lý nơi đến). Ví dụ: JAS NEW YORK sale được khách hàng A ở Mỹ, nhưng khách hàng A đó mua hàng của khách hàng B ở China và bán hàng đó cho một khách hàng C khác ở Việt Nam, hàng sẽ nhập từ China về Việt Nam sẽ có JAS CHINA & JAS VIET NAM ở 2 đầu origin & destination. Còn đầu Mỹ, JAS NEW YORK là bên nắm quyền (control office) là người chỉ định và toàn quyền quyết định đối với lô hàng đó. ✔ Trong trường hợp hàng chỉ định chỉ có 2 bên (nominated shipment), control office là origin office. Hàng Chỉ Định (Nominated shipment) Hàng Freehand (Hàng Sales) Hàng Triangle (Cross Trade)