Title Лекция 6 Работа читального зала архива. Электронные архивы-выход.pdf ✅

1 Лекция 6 Работа читального зала архива. Электронные архивы 1.Понятие читального зала Для работы исследователей с архивными документами в архивесоздается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, предприятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место работы, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается. 2.Порядок работы в читальном зале При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов. Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом. Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со дня выдачи. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются. При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дело просматривается работником архива. В случае дефектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер.


4 на единицах хранения проставляются архивные шифры; подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характери­стика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем. Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности. Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, со­вокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске. Единицей хранения является физически обособленный носитель файла. Единицей учета выступает комплект единиц хранения с запи­сью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится ана­логично учету документов на бумажной основе. Систематизация документов производится с помощью ката­лога. При этом происходит структурирование потока информации, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании ка­талога учитываются название файла, сопроводительная доку­ментация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельного заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заго­ловок. Описание файла включает вид данных, количество до­кументов и байт информации. При многочастевом файле указывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла. Физическое описание файла содержит число носителей ин­формации по видам, сообщение о декодировании на звуковоспроизводящем оборудовании или цветном дисплее, другие фи­зические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов. Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины поиска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и определения отсутствия ее искажений. Хранение электронных документов происходит при температуре 15— 20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на металлических стеллажах и хранилищах с паразитными постоян­ными или переменными