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CAPÍTULO 1 El Archivo. Concepto y finalidad CONTENIDOS Introducción Clases de archivos Sistemas de registro y clasificación de docu- mentos Mantenimiento del archivo físico Mantenimiento del archivo informático Planificación de un archivo de gestión de la do- cumentación Los flujogramas en la representación de proce- dimientos y procesos

El Archivo. Concepto y finalidad 3 CAPÍTULO 1 1. Introducción La palabra documento proviene de los vocablos lati- nos docere (enseñar) y disco (transmisión de conocimien- to). Un documento contiene conocimientos representados en un soporte material. Este material es susceptible de ser usado para consultas, estudios o comprobaciones. Las características que posee cualquier documento son la ac- cesibilidad, la autenticidad, la fiabilidad y la utilidad. En cualquier organización se genera un volumen im- portante de documentos que deben ser ordenados para que puedan ser fácilmente localizados. La adecuada cla- sificación de documentos y su posterior archivo permite que encontremos lo que buscamos sin mucha dilación, en un tiempo breve. Para ello, es necesario establecer ciertas normas o reglas básicas en la gestión de la documenta- ción. Así cualquier persona autorizada puede encontrar los documentos que busca y aplicar criterios de calidad y eficacia que permitan ese rápido acceso a los documentos archivados. Además, en muchos casos la legislación recoge que tanto los organismos públicos como las empresas y el res- to de organizaciones están obligados a organizar y con- servar los documentos que generen en el ejercicio de sus actividades, durante un periodo de tiempo, que normal- mente suele ser 5 años. Ese periodo variará en función de la importancia que se le otorgue a esos documentos y de lo regulado por la normativa aplicable en cada caso. En el caso de documentos históricos u otro tipo análogo (pa- trimonio documental, memoria histórica, etc.) es posible que ese periodo se convierta en indefinido. En todo caso,
4 Sistemas de Archivo y Clasificación de Documentos CAPÍTULO 1 es importante saber qué documentos conservar y cuáles eliminar, porque, si se conservaran todos los documentos, ocuparían demasiado espacio y se perdería tiempo archi- vando, lo que generaría un mayor coste para la organiza- ción. En la actualidad, los documentos electrónicos se van imponiendo, puesto que permiten un acceso más rá- pido, cómodo y flexible que los documentos físicos. Ade- más permiten un ahorro de espacio importante. Para su archivo también se seguirán unas pautas básicas, para que su recuperación sea la idónea. Los archivos están compuestos por los documentos generados por las instituciones o los individuos. En sen- tido amplio, un documento es la combinación de un so- porte (papel, CD, DVD...) y la información registrada en él, que puede ser usada como prueba o consulta. Consta de dos elementos, el soporte material donde reside la infor- mación (papel, CD, DVD...) y la información que reside en el soporte. Existen distintos tipos de documentos: – Textuales, que suelen recoger en papel un texto escrito, como una factura o carta. – Gráficos, como un mapa o un dibujo. – Imágenes, como una fotografía o diapositiva. – Audiovisuales, que recogen registros visuales y sonoros, como una película o una canción. – Informáticos, como una hoja de cálculo o una base de datos.