Title IK OPRS SK 06.01 - Penerimaan Barang_Rev.01.pdf ✅

PT. BOGA MAKMUR WIJAYA INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN BARANG OUTLET Doc. No Rev. Tgl Efektif Halaman BG-IK/OPRS/SK/SK/06.01/0224 1 Februari 2024 1 dari 6 I. TUJUAN Instruksi ini menjelaskan aktivitas penerimaan barang datang termasuk pemeriksaannya guna memastikan barang yang diterima sesuai dengan kualitas dan jumlah yang tercantum pada PO dan DO serta telah sesuai dengan Approved Supplier List dan daftar bahan baku yang sudah didaftarkan di LPPOM MUI II. FREKUENSI PENGERJAAN Aktivitas penerimaan barang ini mulai diaplikasikan dari penerimaan hingga penyimpanan produk di warehouse dari supplier maupun penerimaan dan penyimpanan di outlet dari warehouse/supplier oleh staf outlet III. ALAT DAN BAHAN YANG DIBUTUHKAN Bahan yang dibutuhkan : Matrix bahan baku, List Halal Daging, Picking slip, dan Tanda terima. Alat yang dibutuhkan : Termometer, Timbangan, dan Container IV. REFERENSI ISO 9001:2005 Sistem Managemen Mutu SNI CXC 1-1969 Sistem Jaminan Produk Halal V. ISTILAH PO : Purchase Order. GRN : Good Receive Note. WHS : Warehouse FIFO : First In First Out. FEFO : First Expired First Out POD : Production Date – Tanggal produksi. EXP Date : Tanggal kadaluarsa DO : Delivery order. Tanggal Versi PIC Catatan Perubahan Tanda Tangan VI. CATATAN REVISI Nama Jabatan Tanda Tangan Disiapkan oleh Setyo Budi FnB Manager Diperiksa oleh Wahyu Asst. Operasional Manager Disahkan oleh Suandi Asst. General Manager 1 01 September 2023 0 Setyo Budi Dokumen Baru 30 Januari 2024 1 Setyo Budi Revisi
PT. BOGA MAKMUR WIJAYA INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN BARANG OUTLET VII. 1. PROSEDUR PENERIMAAN BARANG DI OUTLET 1. Catat jam kedatangan supplier pada picking slip. Semua produk yang datang tidak boleh diletakkan kontak langsung dengan lantai, wajib selalu dialasi dengan Pallet/ menggunakan kontainer 2. Periksa kelengkapan DO untuk barang yang datang dari PT Creative Culinary (CC), Warehouse & PO untuk barang dari supplier/ form transfer good/bill pembelian barang dengan petty cash 3. Periksa kesesuaian barang yaitu quantity dan item barang dengan DO atau PO 4. Untuk barang frozen dan chilled check suhu produk secara sampling menggunakan thermometer. Catat Suhu produk pada picking slip 5. Pastikan saat kedatangan supplier menggunakan transportasi yang sesuai dengan dengan suhu simpan setiap produk seperti cooling box dengan suhu setting 1°C - 8°C dan freezer box dengan suhu setting -12°C (contoh : Daging frozen menggunakan truck berfasilitas freezer box) 6. Membuat laporan PQNC ketika ditemukan ketidaksesuaian transportasi atau ketidaksesuaian kemasan yang digunakan oleh supplier (contoh : pengiriman Daging Frozen menggunakan motor terbuka, suhu kendaraan tidak mencapai standar atau supplier menggunakan koran dan plastik berwarna) 7. Periksa kondisi barang sesuai standar atau tidak (lihat Standar Terima Barang) 8. Pastikan semua barang yang dikirim berasal dari supplier yang namanya sudah terdaftar dalam matriks halal, dan sesuai dengan Nama Bahan, Merk, Produsen serta Negara Produsen yang tertera pada matriks bahan baku. Jika nama supplier, produsen, atau negara produsen tidak terdaftar dalam matriks bahan HALAL, mohon agar barang ditolak (REJECT) / ditahan (HOLD) dan segera dibuatkan form PQNC ke QA. 9. Untuk produk daging, bandingkan production date (PKD/POD) dan EST daging yang tertera pada label di kemasan dengan PKD/POD dan EST daging yang tercantum pada list halal daging. Jika PKD/POD dan EST daging pada kemasan tidak tercantum pada list halal daging, mohon agar daging segera di hold dan dibuatkan form PQNC ke QA. Berikut adalah ketentuan penulisan PKD dan POD untuk beef dari supplier : a. Indoguna: Bandingkan tanggal yang tertera pada PKD label dengan tanggal pack date yang tertera pada list halal daging b. Sukanda: Bandingkan tanggal yang tertera pada POD label dengan tanggal pack date yang tertera pada list halal daging 10. Umur simpan daging adalah 24 bulan dari Packing Date (PKD untuk daging dari Indoguna, POD untuk daging dari Sukanda), pastikan daging yang diterima memiliki umur simpan minimal 3 bulan sebelum expired. Contoh : daging yang datang di tanggal 25 November 2019, maka PKD daging maksimal yang bisa diterima adalah PKD 25 Februari 2018, jika datang daging dengan PKD sebelum tanggal 25 Februari 2018 maka daging tersebut di tolak. Untuk daging Meltique (Sukanda Djaya), umur simpan adalah 6 bulan dari tanggal PKD. 11. Jika kualitas barang yang datang dari supplier tidak sesuai standar (terlalu banyak fat, tidak FIFO/FEFO, tanpa label identitas produk, berbeda merk (brand), kaleng penyok, mendekati expired, dll), barang tersebut langsung ditolak (REJECT) / ditahan (HOLD) dan di foto kemudian segera dibuatkan form PQNC yang di email ke QA, Purchasing, FNB, dan Area Manager. 12. Tempelkan label PKD/POD dan no EST asli yang ada di kardus dari negara asal ke DO beserta labelling PKD/POD dari supplier sebagi bukti bahwa daging tersebut datang sesuai dengan ketentuan (kecuali: Rib Eye, Short Rib Bone In, Lamb tidak memiliki labelling asli dari kardus cukup label yang dibuat dari supplier) 13. Jika kualitas barang yang datang dari supplier maupun CC tidak sesuai standar (terlalu banyak fat, tidak FIFO, tanpa label identitas produk, kaleng penyok, mendekati expired, dll), barang tersebut langsung ditolak dan di foto kemudian dibuat form PQNC yang di email ke QA, Purchasing & FNB dan Area Manager Doc. No Rev. Tgl Efektif Halaman BG-IK/OPRS/SK/SK/06.01/0224 1 Februari 2024 2 dari 6 1
PT. BOGA MAKMUR WIJAYA INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN BARANG OUTLET 14. a. Jika quantity barang lebih dari yang diorder maka kelebihannya dikembalikan. b. Jika quantity barang kurang dari yang diorder maka DO dicoret dan ditulis sesuai quantity yang diterima. c. Jika secara data barang ada di DO tapi fisiknya tidak datang maka nama itemnya di DO dicoret. d. Untuk setiap kasus pada point 6, 7, dan 8 maka harus info Purchasing/ PT Creative Culinary dan FNB serta Area Manager 15. Beberapa hal yang perlu dilakukan dan diperhatikan untuk produk yang diterima : a. Kemasan berbahan kardus : Penyimpanan Chiller wajib dilakukan pembongkaran saat pemindahan ke standard penyimpanan itemnya. (kardus tidak boleh di area chiller). Kardus boleh disimpan dalam freezer jika isi dalamnya masih sesuai dengan produk dan peletakannya benar (tidak mengkontaminasi produk lainnya). b. Kemasan berbahan plastik untuk sayuran : tidak perlu didesinfeksi, namun plastik dari supplier wajib diganti dan dipindahkan ke dalam container yang bersih sebelum masuk ke penyimpanan chiller. 16. Untuk kemasan kardus barang yang diterima wajib disanitasi terlebih dahulu dengan menyemprotkan larutan sanitizer (J512) sebelum disimpan dalam freezer. 17. Pada saat pengecekan barang datang, outlet wajib menuliskan informasi berikut di DO/surat jalan/ form transfer good/bill pembelian barang dengan petty cash : a. Suhu barang datang dengan cara lakukan sampling cek suhu untuk 1 jenis produk (misal produk dingin 1 produk, produk beku 1 produk) per supplier b. Jam supplier datang ke outlet c. Tanggal kadaluarsa untuk setiap barang yang datang d. Untuk Bahan datang dari PT.Creative Culinary (PT.CC) seperti saus/isian/dll selain keterangan exp date dibutuhkan informasi mengenai batch produk, oleh karena itu label asli dari PT.CC yang menempel di produk wajib untuk dicopot dan ditempel di surat jalan. Label asli PT.CC diambil untuk produk dengan exp dan batch yang sama ditempel 1 label saja, namun jika terdapat produk dengan exp/batch yang berbeda maka masing- masing diambil dan ditempel 1 label. Untuk produk yang label aslinya dilepas dapat dilabel ulang dengan label HACCP e. Untuk pembelian barang dengan petty cash, bill asli tidak dapat dicoret untuk proses realisasi ke finance. Pencatatan dapat dilakukan pada copy bill (fotocopy) atau softcopy bill yang didokumentasikan baik secara fisik (hardcopy) maupun softcopy 18. Setiap barang yang sudah dicek dan diterima, pada setiap item di DO/surat jalan/ form transfer good/bill pembelian barang dengan petty cash diberi tanda centang dan dituliskan jam masuk ke dalam chiller dan freezer. Tanda centang berfungsi untuk sebagai tanda bahwa : i. Jumlah barang yang datang sesuai dengan jumlah barang yang diorder ii. Kualitas barang sesuai dengan STD Terima Barang Datang iii. Nama Barang, Produsen, Negara Penghasil sesuai dengan matrix bahan halal iv. Untuk Produk Daging, Est No, PKD/ POD sesuai dengan list halal daging 19. Beri label tanggal kedatangan pada setiap barang dan segera masukan barang ke tempat penyimpanan di kitchen atau gudang sesuai kategori product (frozen, chilled, dan dry). 20. Segera masukan barang ke tempat penyimpanan di kitchen atau gudang sesuai kategori product (frozen, chilled, dry). Untuk barang frozen dan chilled maksimum durasi di suhu ruang adalah 20 menit. Catat jam barang masuk chiller/freezer pada picking slip. 21. Jika barang sudah diterima tapi ternyata pada saat operational terdapat masalah kualitas yang tidak dapat teridentifikasi saat terima barang, maka dapat dikembalikan ke supplier dengan ketentuan sebagai berikut: a. Jika produk bermasalah setelah di proses (misal daging alot setelah dimasak, daging membiru setelah di thawing, dll) maka akan dilakukan traceability ke outlet lain apakah mengalami hal yang sama. Jika masalah ini terjadi di 2 outlet atau lebih, maka informasikan ke QA, FNB, dan Area Manager, setelah itu QA akan informasikan ke Purchasing atau langsung ke supplier (khusus supplier CC) untuk cek retain sample dan melakukan penarikan produk jika dari hasil cek menunjukan masalah yang sama. b. Jika masalah pada poin a hanya terjadi di satu outlet, maka barang tersebut diwaste oleh outlet dan sebelumnya harus difoto dan info ke QA, FNB dan Area Manager kemudian membuat PQNC. 22. Cuci tangan setelah proses terima barang selesai Doc. No Rev. Tgl Efektif Halaman BG-IK/OPRS/SK/SK/06.01/0224 1 Februari 2024 3 dari 6 1
PT. BOGA MAKMUR WIJAYA INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN BARANG OUTLET 1. PRODUK DINGIN / CHILLED FOODS dan PRODUK BEKU / FROZEN FOODS a. Periksa keadaan kemasan / karton, pastikan tidak dalam kondisi basah. b. Periksa tanggal produksi & tanggal kadaluarsanya, pastikan supplier melakukan FIFO. Pastikan umur simpan barang beku dan dingin minimal 3 bulan dari tanggal datang. c. Periksa kondisi barang dengan membuka kemasan/kartonnya. Pastikan produk beku masih dalam keadaan beku, tidak ada cairan/bekas cairan defrost. Dalam hal ini pada meat, fish & poultry tidak ada warna hijau/ coklat tua. Kemudian kemasan karton dapat ditutup kembali. d. Pastikan produk yang diterima tidak berbau, ukuran dan berat produk sesuai spesifikasi pada Standard Terima Barang. Produk daging, ikan & unggas dalam kondisi segar. e. Untuk produk beku dari supplier yang ke outlet, harus dilakukan pengecekan 1 bulan sekali dengan cara sebagai berikut : i. Pengecekan kendaraan supplier dilakukan untuk supplier PT.Creative Culinary, Supplier daging dan supplier bahan dingin/beku yang menggunakan kendaraan berpendingin seperti kendaraan dari PT. Indoguna, Sukanda Djaya, dll ii. Store Keeper/PIC Kitchen/ PIC Outlet berkoordinasi dengan driver supplier untuk melakukan pengecekan kendaraan iii. Cek visual untuk kebersihan kendaraan, apakah terdapat kontaminasi barang haram dalam 1 pengiriman, kemudian foto bagian dalam box kendaraan iv. Cek suhu box pendingin kendaraan dengan thermometer infrared/tembak kemudian foto suhu di display thermometer. STD Suhu kendaraan adalah minimal -12oC untuk kendaraan produk beku dan 1-5 oC untuk kendaraan produk dingin v. Masukan foto hasil cek suhu dan status kebersihan kendaraan pada Form Pengecekan Kendaraan Supplier dengan format soft copy dan disimpan di komputer outlet. vi. Jika terdapat ketidaksesuaian seperti suhu kendaraan, kendaraan dalam keadaan kotor atau terdapat kontaminasi bahan haram mohon laporkan dengan form PQNC untuk selanjutnya dibuatkan Complaint Letter kepada supplier. f. Periksa suhu produk dengan menggunakan termometer. Pengecekan suhu produk dilakukan dengan meletakkan menggunakan termometer infrared/ menggunakan termometer digital dengan meletakan termometer diantara 2 kemasan produk, catat suhunya pada picking slip. g. Untuk produk beku pastikan suhu produk -120C dan produk dingin suhu produk 1 0C-8 0C. Jika suhu produk dilluar standard tersebut maka lakukan cek visual pastikan produk tidak mencair ataupun terdapat tanda-tanda perubahan kualitas (perubahan warna, aroma dan tekstur). Jika dari hasil cek visual produk masih dalam kondisi baik maka produk tersebut dapat diterima. Standar suhu untuk produk beku pastikan suhu produk -120C dan produk dingin suhu produk 1 0C-8 0C. Jika suhu produk tidak mencapai standar akibat penyimpangan suhu dari frozen / chiller box kendaraan maka : 1. Penerimaan tetap dilakukan dengan melihat ketentuan pada point b - d di atas kemudian segera dibuatkan form PQNC untuk penyimpangan suhu mobil tersebut (pada pengisian form sertakan kelengkapan sebagai berikut : nama driver, jam datang, plat no. Kendaraan, dan foto suhu saat kedatangan) yang di email ke QA, Purchasing, FNB, dan Area Manager 2. Tolak barang jika ditemukan ketidaksesuaian dari salah satu kriteria pada point b – d di atas dan segera membuat PQNC h. Segera masukkan kedalam freezer untuk produk beku, sedangkan untuk produk dingin masukkan ke chiller, maksimal 20 menit pada suhu ruang. 2. FRESH (Sayur dan buah) a. Periksa kondisi kemasan, pastikan bersih, tidak banyak tanah/air/binatang. Jika supplier menggunakan koran, ganti koran tersebut dengan plastic wrap atau plastik kresek putih. b. Periksa kondisi sayuran, pastikan dalam kondisi segar, tidak ada yang busuk/layu. c. Contoh : tepi lettuce tidak ada warna hitam, wortel tidak busuk, dll. d. Secepatnya disimpan dalam chiller. e. Jika terdapat ketidaksesuaian produk, mohon untuk dapat membuatkan report PQNC Doc. No Rev. Tgl Efektif Halaman BG-IK/OPRS/SK/SK/06.01/0224 1 Februari 2024 4 dari 6 1 VII. 2. PROSEDUR PENGECEKKAN KUALITAS BARANG